Antara Lumpsum dan At Cost

PNS dinas luar

Dalam dunia kedinasan, istilah lumpsum dan at cost sangat sering kita dengar manakala berhubungan dengan perjalanan dinas (perjadin). Sebenarnya apa itu lumpsum dan apa itu at cost? Lumpsum dapat diartikan pembayaran biaya yang jumlah atau besarannya sudah dihitung dan ditetapkan terlebih dulu (pre calculated amount) tanpa melihat kurang atau cukupnya pemakaian biaya itu. Sedangkan at cost adalah kebalikannya, dibayarkan sesuai dengan pengeluaran dengan bukti-bukti sah yang ada.

Dalam prakteknya, lumpsum diberlakukan dalam pembayaran uang harian dan uang representasi perjadin. Uang harian ini ditetapkan dengan Peraturan Menteri Keuangan tentang standar biaya (PMK-SB) yang biasanya dirilis dan diperbaharui setiap tahun. Uang harian perjadin merupakan uang harian yang berlaku untuk setiap provinsi yang besarannya berdasarkan hasil perhitungan spesifik oleh suatu tim yang diberi tugas untuk mengumpulkan dan mengolah data, informasi, serta sumber lainnya sehingga penetapan standar biaya uang harian ini menjadi objektif dan terukur. Penetapan uang harian propinsi ini sudah memperhitungkan kecukupan biaya hidup selama satu hari untuk satu PNS yang ditugaskan, meliputi uang makan, uang saku, dan transpor lokal untuk setiap propinsi. Oleh karenanya setiap PNS yang ditugaskan Dinas Luar harus pandai-pandai mengatur penggunaan uang harian ini agar tidak lebih besar pasak dari tiang.

Sedangkan at cost digunakan untuk pengeluaran-pengeluaran yang memerlukan bukti-bukti pembayaran antara lain tiket, penginapan, dan sewa kendaraan. Standar biaya tiket pesawat memang sudah ditetapkan dalam PMK-SB, namun penetapan tersebut berlaku sebagai limit tertinggi harga tiket, termasuk didalamnya biaya boarding pass dan baggage charge tambahan. Biaya tiket pesawat mempertlhatikan Sementara standar biaya penginapan ditetapkan berdasarkan tingkat perjalanan dinas, dimana A dan B dapat menempati kelas bisnis, dan tingkat perjadin C ke bawah harus menggunakan kelas ekonomi. Demikian juga unntuk transpor dari kantor menuju tempat bertolak (seperti bandara, pelabuhan laut, dsj) atau sebaliknya, menggunakan standar biaya taksi.

tiket perjadin

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan uang perjadin:

1. Pencairan/pembayaran uang perjadin

Pada prinsipnya uang perjadin dibayarakan sebelum pelaksana SPD berangkat. Logikanya, ketika seseorang diberi penugasan, maka negara wajib menyediakan akomodasinya. Pembayaran dimuka ini dilakukan dengan mekanisme SPM-LS. Masalahnya adalah, perlu spare waktu dalam pengajuan dana LS ini dari pengajuan ke KPPN sampai dana cair. Kecuali satker memiliki Bendahara Pembantu pemegang kas perjadin, maka pencairan dapat dilakukan seketika. 

2. Pemilihan harga

Ketika akan melaksanakan perjadin, hendaknya kita memastikan harga tiket dan penginapan tidak melebihi limit pada standar biaya. Karena bila melebihi limit, maka PPK akan memperhitungkannya sebagai kelebihan biaya perjadin yang harus kita kembalikan ketika selesai melaksanakan dinas luar. Oleh karenanya pilihlah tiket atau penginapan yang tarifnya masuk pada standar biaya sesuai golongan atau tingkat perjadin kita.

3. Pertanggungjawaban

Setelah selesai melaksanakan perjalanan dinas, maka berkas SPD dan bukti-bukti pengeluaran sah wajib diserahkan kepada PPK sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan perjadin. PPK akan menguji jumlah hari berdasarkan pengesahan tanggal tiba dan kembali pada lembar SPD dan mencocokkannya dengan boarding pass pesawat atau tiket transportasi darat. Hasil pengujian PPK bisa dua, yaitu penambahan biaya perjadin bila ternyata ada biaya-biaya pengeluaran pribadi yang tercover SPD, atau pengembalian bila terdapat kelebihan biaya perjadin. 

4. Dokumentasi

Sebelum atau sesudah melaksanakan perjadin, pastikan kita melakukan copy berkas-berkas perjadin sebagai back up bila diperlukan dikemudian hari. Bila perlu, kita dapat mengambil gambar/foto-foto selama kegiatan dinas luar sesuai penugasan.

Nah demikian kurang lebih mengenai lumpsum dan at cost. Semoga kita bisa lebih arif dan teliti dalam menggunakan uang perjadin, agar tujuan penugasan perjadin dapat terlaksana dengan efektif, efisien, dan berkesan baik.

Hajatan Tahunan Kepegawaian: Usul Kenaikan Pangkat

Jenjang Kepangkatan PNS

Dua kali dalam setahun unit kepegawaian masing-masing instansi pemerintah akan disibukkan dengan hajatan periodik yaitu proses Usul Kenaikan Pangkat (pegawai). Berdasarkan PP-100/2000 yang dirubah dengan PP-12/2002, prsesi UKP dilakukan setiap bulan April dan Oktober. Jadi setiap tahun pada bulan-bulan tersebut akan ada PNS yang naik pangkat baik itu secara reguler atau pilihan karena jabatan, pendidikan, penghargaan, dan sebagainya.

Bagi seorang PNS, pangkat merupakan penghargaan dalam bentuk kenaikan ruang golongan kepangkatan yang berimplikasi dua, yaitu bertambahnya gaji pokok disertai masa kerja golongan, dan perubahan kedudukan PNS dalam Daftar Urut Kepangkatan sebagai acuan untuk promosi dan mutasi jabatan. Pangkat juga merupakan bentuk hak bersyarat yang diberikan sebagai penghargaan dan pembinaan etos kerja. Dikatakan hak, karena secara reguler kenaikan pangkat akan diperoleh PNS setiap genap 4 tahun sejak TMT CPNS nya. Namun hak itu akan didapatkan jika syarat-syarat administratif UKP telah dipenuhi sesuai PP diatas.

Persyaratan administratif UKP merupakan kombinasi antara 3 syarat pokok yaitu, masa kerja, jabatan, dan pendidikan seorang PNS. Secara reguler, untuk diusulkan naik pangkat seorang PNS harus genap 4 tahun dalam pangkat terakhirnya. Namun secara khusus, syarat masa kerja ini dapat lebih singkat bila misalnya seorang PNS dipromosikan pada jabatan struktural, atau memperoleh ijazah formal pendidikan tertentu. Syarat berikutnya adalah tidak boleh sedang proses atau menjalani hukuman disiplin, tidak sedang Cuti Luar Tanggungan Negara, serta nilai minimal prestasi kerja dua tahun sebelumnya. Selanjutnya terdapat syarat2 pembatas seperti usia, tidak menyalip pangkat atasan langsung, aturan pangkat maksimum berdasarkan jabatan dan pendidikan, dan seterusnya. Bila syarat-syarat tersebut terpenuhi, maka seorang PNS dinyatakan memenuhi syarat untuk diusulkan kenaikan pangkatnya. Adapun proses UKP dari mulai pengusulan sampai dengan terbitnya SK pangkat adalah sebagai berikut:

a. Penyusunan Daftar Nominatif pegawai layak usul

Sangat ideal dan membantu apabila masing2 unit kepegawaian membuat daftar nominatif pegawai pada satkernya yang memenuhi syarat UKP. Dasarnya bisa dari DUK atau pengolahan data elektronik yang tersedia. Dari daftar nominatif, akan diketahui data awal pegawai yang bisa diusulkan sekaligus melakukan verifikasi persyaratan awal. Terlebih bagi instansi vertikal, kasus-kasus tertentu seperti hukdis dan sebagainya dapat dideteksi lebih dini, sebelum berkas diteruskan ke unit eselon I masing-masing.

b. Proses pengusulan

Daftar nama beserta berkas kelengkapan UKP disampaikan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN), Kantor Regional BKN (untuk instansi vertikal), atau Badan Kepegawaian Daerah (BKD) untuk PNS daerah. Namun mengingat kewenangan penerbitan SK pangkat berada pada kementerian masing-masing, biasanya untuk PNS pusat, sebelum ke BKN berkas UKP disampaikan melalui sekretariat jenderal kementerian bersangkutan.

c. Proses verifikasi dan persetujuan BKN

Berdasarkan berkas UKP yang diusulkan kementerian, BKN melakukan verifikasi materil secara mendalam. BKN melakukan perhitungan ulang masa kerja, riwayat mutasi kepegawaian, dan sebagainya berdasarkan data yang mereka miliki. Terkait ijazah/pendidikan, BKN melakukan verifikasi kebenaran dan keabsahan ijazah, kualifikasi institusi pendidikan yang menerbitkan, hingga sistem belajar yang diselenggarakan mencgacu peraturan yang ditetapkan oleh Ditjen Dikti Kemdiknas. Berkas UKP yang tidak lengkap akan dikembalikan oleh BKN untuk dilengkapi dalam batas waktu tertentu. Berkas yang tidak memenuhi syarat akan ditolak dan dikembalikan kepada pengusul. Sementara untuk berkas yang memenuhi syarat, BKN akan menerbitkan Nota Persetujuan Teknis kenaikan pangkat PNS.

d. Proses penerbitan SK pangkat

Berdasarkan Nota Persetujuan Teknis BKN, diterbitkan SK kenaikan pangkat, dimana untuk PNS golongan IV/c keatas ditandatangani oleh Presiden, untuk golongan IV/a sampai dengan IV/b ditandatangani oleh Menteri, golongan III ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Kementerian bersangkutan, dan golongan II ditanda tangani oleh kepala Unit Eselon I atau delegasinya.

Nah, kurang lebih demikian prosesi hajatan tahunan masing-masing unit kepegawaian berupa usul kenaikan pangkat. Meski terbilang rutin dan sederhana, namun tak jarang setiap periode ada saja permasalahan dalam proses UKP ini. Masalah yang timbul seperti keterlambatan, waktu penerbitan SK yang relatif lama hingga melewati tanggal TMT, potensi pungutan liar (pungli), kesalahan SK, server down, dan sebagainya. Untuk mengatasinya, diperlukan komitmen yang kuat dari pimpinan unit bersangkutan yang didukung segenap jajarannya untuk menanamkan semangat melayani pemenuhan hak pegawai demi kepentingan organisasi secara keseluruhan. Beberapa unit kepegawaian telah melakukan terobosan, misal UKP online, UKP otomatis, serifikasi ISO untuk layanan UKP dengan target pegawai duduk manis saja sampai SK pangkat diterima di mejanya.

Profesi PNS: Antara Pilihan dan Takdir

Lambang Korps PNS

Salah satu dari sekian banyak alternatif profesi yang menjadi pilihan para angkatan kerja adalah menjadi seorang pegawai negeri sipil (PNS). Ada banyak jalur untuk menjadi seorang PNS, sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah yang membutuhkan tenaga pegawai. Proses menjadi seorang PNS dimulai dari seleksi terbuka, eksaminasi, pengangkatan sebagai Calon PNS dalam masa percobaan, sampai dengan pengangkatan sebagai PNS. Nah setelah proses pengangkatan ini, seorang PNS dibebani kewajiban serta diberikan hak-hak berdasarkan ketentuan perundang-undangan yang mengaturnya. 

Dalam menjalankan tugas-tugas sesuai bidang organisasinya, seorang PNS harus senantiasa bekerja diatas landasan peraturan. Karena pada prinsipnya, PNS menjalankan fungsi birokrasi pemerintahan yang produk perbuatannya harus berdasar pada aturan legal formal. Mengapa demikian? Karena sumber daya yang mereka gunakan berupa sarana, infrastruktur, peralatan, dan termasuk dana, bukanlah berasal dari kantong mereka sendiri. Melainkan milik masyarakat yang diamanatkan kepada negara melalui pajak yang mereka bayar. Oleh karenanya, dalam penggunaannya sangat perlu untuk dibuatkan aturan main yang memberi kewenangan sekaligus sebagai sarana pengawasan dari kebenaran penggunaan sumber daya milik negara tersebut, yang tiada lain ditujukan untuk kepentingan masyarakat secara luas.

Dalam pelaksanaan wewenang yang dimiliki tersebut, PNS juga dibekali rambu-rambu berupa kode etik dan peraturan disiplin. Seorang PNS yang melanggar kode etik dapat diberikan sanksi kode etik, yang bila terkait dengan kedisiplinan maka dapat dikenakan hukuman disiplin sesuai dengan tingkat pelanggarannya. Hukuman ini dari yang paling ringan berupa tegoran hingga sanksi berat berupa pemecatan sebagai PNS. Semua aturan tersebut dimaksudkan tiada lain agar setiap PNS dapat bekerja pada koridor yang telah ditetapkan, tanpa menciderai amanat sebagai abdi negara dibawah sumpah jabatan. Jadi dari sisi kewajiban, selain wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai jabatan, seorang PNS juga dibebani kewajiban untuk menjaga kode etik dan kehormatan korps pegawai negeri.

Sementara dari sisi hak, seorang PNS diberikan hak untuk mendapatkan gaji dan tunjangan yang layak, cuti kerja, dipromosikan dalam jabatan tertentu sesuai kecakapan jasmani dan rohaninya, serta fasilitas lain yang diperkenankan peraturan perundang-undangan. Seorang PNS relatif tidak memiliki posisi tawar secara langsung untuk merubah/memperbaiki hak-hak sesuai keinginannya. Oleh karenanya, sistem Pengaturan Gaji Pegawai Sipil (PGPS) jaman dahulu sering diplesetkan "Pinter Goblok Penghasilan Sama", suatu sindiran pedas terhadap cerminan PNS masa itu.

Untuk menjembatani kondisi tersebut, belakangan pembayaran gaji/tunjangan PNS dilakukan dengan pendekatan merit sistem, yang mendasarkan penggajian sesuai manfaat/kontribusi yang diberikan bagi negara berupa kinerja. Namun sistem ini bukan berarti tak menemui masalah. Kendala terberat adalah bagaimana mengukur tingkat kinerja pegawai baik level individu maupun unit kerja yang notabene jenis pekerjaan yang dilakukan relatif sama bagi PNS secara keseluruhan, meskipun berbeda tugas dan fungsi organisasinya. Oleh karenanya, pemerintah selalu membuat kajian-kajian dengan tujuan untuk mendapatkan pendekatan paling tepat mengenai sistem pengukuran dan penilaian kinerja PNS secara objektif, sistematis, dan holistik. 

Lahirnya UU ASN merupakan paradigma dan harapan baru akan sistem manajemen aparatur negara, termasuk didalamnya PNS. Namun sampai hari ini, belum banyak peraturan pelaksanaan dari UU tersebut yang disahkan pemerintah. Sebagai contoh, peraturan gaji yang masih menggunakan PP-7/77, yang merupakan penyempurnaan sebagian dari sistem PGPS. Artinya upaya untuk mensejahterakan yang simultan dengan peningkatan kinerja PNS masih jauh dari ideal. Di sisi lain, masih banyaknya oknum-oknum PNS yang bekerja tidak jujur dan profesional, menambah sempurna jarak antara harapan dan realita para aparatur negara. Padahal di tangan mereka lah salah satu mata rantai sendi kehidupan masyarakat, bangsa dan negara ini berada, baik ataupun buruknya.

Nah, bagi anda yang bercita-cita menjadi seorang PNS, hendaknya menjernihkan pilihan dengan sebaik-baiknya, jangan sampai ada rasa keterpaksaan yang berujung penyesalan. Karena bekerja sebagai aparatur negara sejatinya lebih besar porsi sosialnya ketimbang sisi profit/salary nya. Sementara bagi yang sudah menjadi seorang PNS, entah dengan berbagai latar belakangnya, tekadkanlah dalam jiwa bahwa ini adalah kesempatan terbaik yang diberikan Yang Maha Kuasa untuk menanam benih-benih inovasi, terobosan, perbaikan, dan pengembangan yang berkelanjutan yang akan dinikmati oleh generasi jauh setelah kita, serta menjadi ladang amal jariyyah guna menggenapi garis takdir dalam kesempurnaan amal ibadah, di dunia dan akhirat.