Hajatan Tahunan Kepegawaian: Usul Kenaikan Pangkat

Jenjang Kepangkatan PNS

Dua kali dalam setahun unit kepegawaian masing-masing instansi pemerintah akan disibukkan dengan hajatan periodik yaitu proses Usul Kenaikan Pangkat (pegawai). Berdasarkan PP-100/2000 yang dirubah dengan PP-12/2002, prsesi UKP dilakukan setiap bulan April dan Oktober. Jadi setiap tahun pada bulan-bulan tersebut akan ada PNS yang naik pangkat baik itu secara reguler atau pilihan karena jabatan, pendidikan, penghargaan, dan sebagainya.

Bagi seorang PNS, pangkat merupakan penghargaan dalam bentuk kenaikan ruang golongan kepangkatan yang berimplikasi dua, yaitu bertambahnya gaji pokok disertai masa kerja golongan, dan perubahan kedudukan PNS dalam Daftar Urut Kepangkatan sebagai acuan untuk promosi dan mutasi jabatan. Pangkat juga merupakan bentuk hak bersyarat yang diberikan sebagai penghargaan dan pembinaan etos kerja. Dikatakan hak, karena secara reguler kenaikan pangkat akan diperoleh PNS setiap genap 4 tahun sejak TMT CPNS nya. Namun hak itu akan didapatkan jika syarat-syarat administratif UKP telah dipenuhi sesuai PP diatas.

Persyaratan administratif UKP merupakan kombinasi antara 3 syarat pokok yaitu, masa kerja, jabatan, dan pendidikan seorang PNS. Secara reguler, untuk diusulkan naik pangkat seorang PNS harus genap 4 tahun dalam pangkat terakhirnya. Namun secara khusus, syarat masa kerja ini dapat lebih singkat bila misalnya seorang PNS dipromosikan pada jabatan struktural, atau memperoleh ijazah formal pendidikan tertentu. Syarat berikutnya adalah tidak boleh sedang proses atau menjalani hukuman disiplin, tidak sedang Cuti Luar Tanggungan Negara, serta nilai minimal prestasi kerja dua tahun sebelumnya. Selanjutnya terdapat syarat2 pembatas seperti usia, tidak menyalip pangkat atasan langsung, aturan pangkat maksimum berdasarkan jabatan dan pendidikan, dan seterusnya. Bila syarat-syarat tersebut terpenuhi, maka seorang PNS dinyatakan memenuhi syarat untuk diusulkan kenaikan pangkatnya. Adapun proses UKP dari mulai pengusulan sampai dengan terbitnya SK pangkat adalah sebagai berikut:

a. Penyusunan Daftar Nominatif pegawai layak usul

Sangat ideal dan membantu apabila masing2 unit kepegawaian membuat daftar nominatif pegawai pada satkernya yang memenuhi syarat UKP. Dasarnya bisa dari DUK atau pengolahan data elektronik yang tersedia. Dari daftar nominatif, akan diketahui data awal pegawai yang bisa diusulkan sekaligus melakukan verifikasi persyaratan awal. Terlebih bagi instansi vertikal, kasus-kasus tertentu seperti hukdis dan sebagainya dapat dideteksi lebih dini, sebelum berkas diteruskan ke unit eselon I masing-masing.

b. Proses pengusulan

Daftar nama beserta berkas kelengkapan UKP disampaikan ke Badan Kepegawaian Negara (BKN), Kantor Regional BKN (untuk instansi vertikal), atau Badan Kepegawaian Daerah (BKD) untuk PNS daerah. Namun mengingat kewenangan penerbitan SK pangkat berada pada kementerian masing-masing, biasanya untuk PNS pusat, sebelum ke BKN berkas UKP disampaikan melalui sekretariat jenderal kementerian bersangkutan.

c. Proses verifikasi dan persetujuan BKN

Berdasarkan berkas UKP yang diusulkan kementerian, BKN melakukan verifikasi materil secara mendalam. BKN melakukan perhitungan ulang masa kerja, riwayat mutasi kepegawaian, dan sebagainya berdasarkan data yang mereka miliki. Terkait ijazah/pendidikan, BKN melakukan verifikasi kebenaran dan keabsahan ijazah, kualifikasi institusi pendidikan yang menerbitkan, hingga sistem belajar yang diselenggarakan mencgacu peraturan yang ditetapkan oleh Ditjen Dikti Kemdiknas. Berkas UKP yang tidak lengkap akan dikembalikan oleh BKN untuk dilengkapi dalam batas waktu tertentu. Berkas yang tidak memenuhi syarat akan ditolak dan dikembalikan kepada pengusul. Sementara untuk berkas yang memenuhi syarat, BKN akan menerbitkan Nota Persetujuan Teknis kenaikan pangkat PNS.

d. Proses penerbitan SK pangkat

Berdasarkan Nota Persetujuan Teknis BKN, diterbitkan SK kenaikan pangkat, dimana untuk PNS golongan IV/c keatas ditandatangani oleh Presiden, untuk golongan IV/a sampai dengan IV/b ditandatangani oleh Menteri, golongan III ditandatangani oleh Sekretaris Jenderal Kementerian bersangkutan, dan golongan II ditanda tangani oleh kepala Unit Eselon I atau delegasinya.

Nah, kurang lebih demikian prosesi hajatan tahunan masing-masing unit kepegawaian berupa usul kenaikan pangkat. Meski terbilang rutin dan sederhana, namun tak jarang setiap periode ada saja permasalahan dalam proses UKP ini. Masalah yang timbul seperti keterlambatan, waktu penerbitan SK yang relatif lama hingga melewati tanggal TMT, potensi pungutan liar (pungli), kesalahan SK, server down, dan sebagainya. Untuk mengatasinya, diperlukan komitmen yang kuat dari pimpinan unit bersangkutan yang didukung segenap jajarannya untuk menanamkan semangat melayani pemenuhan hak pegawai demi kepentingan organisasi secara keseluruhan. Beberapa unit kepegawaian telah melakukan terobosan, misal UKP online, UKP otomatis, serifikasi ISO untuk layanan UKP dengan target pegawai duduk manis saja sampai SK pangkat diterima di mejanya.